「仕組み」は最強のツールです。
「仕組み」は仕事を楽にしてくれる最強のツールです。
目の前の仕事だけでも大変なのに…さらに仕組みをつくる為の作業や報告に時間を割くことができない！どうせ自分でやらなきゃいけない仕事が多い…マニュアルをつくる意味はあるのか？
そんな大変なこと、わざわざする必要があるのか？って！
数年前まで、自分がそう思っていました。でも「仕組み」をつくることで、能力差をできるだけ縮めることができ、職場環境の改善に役立つことや、無駄な思考を使わなくてよくなり。頭や体が楽になることで、仕事のストレスが軽減されます。
前からずっと言っていますが、必要な人材は、ひとりの優秀な能力より、その能力を、多くのひとができる仕事を「仕組み化」することが、会社の成長につながり、社会に評価されます。優秀な管理者をひとり雇用するより、「仕組み」を利用して管理する方がずっと楽だと考えています。
【仕組みをつくる時の考えかた】
「今の自分仕事は、自分が一番理解している」という発想から「自分にできる仕事は、他人でもできる。」って考えながら、仕組みづくりをしています。
発想の考え方の一例になりますが…
「営業がいなければこの仕事はまわらない」という発想から、「営業がいなくてもこの仕事をまわるようにするには、どうすればいいか？」
「自分がこの仕事を責任持って行う必要がある」という発想から、「他人が責任を持ってこの仕事を行うには、どういう仕組みが必要か？」など
仕事をおこなう上で、この発想の転換が必要です。
これもまた、自分の仕事力にもつながり「仕組み化」ができれば一石二鳥です。
【仕組み】に大切なこと
仕組みの意識
- 才能に頼らない…能力の高い人ほど「仕組み」づくりが苦手！
- 意志の力にに頼らない…人間は怠け者です！「意志の力」ではなく「仕組みの力」で自分を動かす！
- 記憶力に頼らない…「記憶より記録です」
ナガサワぷらすの合言葉！
仕事のミスは！会社の仕組みが悪いからです。
お客様のクレームは！会社の仕組みが悪いからです。
もし当社が今後、業績不振になるとしたら…仕組みというマニュアルがないからです。
経営課題を解決するには、基本となる行動がとても大切です。
「基本を制するものはすべてを制する」という言葉通り、マニュアルとはまさに「基本」です。
マニュアルの成果について
「良い仕事をするための決まりごと（ルール）」が必要です。
良い仕事をするためには、「成果を上げる」「効率を上げる」「満足度を高める」ことです。
仕事は成果を明確にして、絶えずその成果を意識して行うことが必要です。成果に結びつかない仕事は、ただの自己満足です。
時間はコストです。コストパフォーマンスを考えて仕事をすることは、非常に大切なことです。会社が求めているのは、素早くムダなく仕事を進めることです。
お客様はもちろんのこと、仕事の工程で関わる、周りの仲間や取引先の会社なども「お客様」として捉え、その満足度を高めることを意識して仕事をすることが大切です。
常に相手のことを考えて仕事をする。その結果！相手に喜ばれると…その結果、成果も上がることにつながります。これも一つ、企業理念につながります。
この３つができている人は「仕事ができる人」です。
《バラバラなやり方がもたらすこと》
○生産性が向上しない ○サービスが低下する
○仕事のムダ、ムラ、ムリが増大する（コストアップする）
○ミスやクレームなどの増加 ○お客様の不信感が増加
○自己流、我流がはびこる ○人材育成が停滞する
「人によってやり方が違う」ということは、その仕事を新たに学ぶ人にとっては「何が良いやり方なのか分からない」ことになります。
この「やり方」バラバラなノウハウを一本化し、「仕事の基準」として統一することで、「最も良い仕事のやり方」をまとめ、会社の基準にすることを「標準化」と言います。そしてこれが、「マニュアル」です。
リーダーを育てるが目的！
こんな悩みは、ないですか？
○何を基準にして教えていいか分からない
○教える人によって、教えることが違う
○教えることに、ヌケ、モレ、ダブリが出る
○教える準備に、手間と時間がかかる
○指示や評価が抽象的？具体的に欠ける
たまたま指導してくれた、やり方を真似したり、見よう見まねでやっているうちに身についた、自己流のやり方で仕事をしてしまうようになります。
実際に数年前までは、上記のやり方で当社は教育を行っていました。
「やり方」を変えることで、当社の良い部分が機能することで、地元ではライバル会社は見当たらなくなります。
マニュアル＝マネージメントツールです。
○最も良いやり方を、モレなく教えられる
○最も良いやり方を、最も良い形で教えられる
○最も良いやり方を、最も短時間で教えられる
◎最も良いやり方を、徹底して繰り返し教えられる
人材育成の成果を、最も効果的に効率的に上げることができます。
マニュアルがあることで、リーダーシップが発揮しやすくなります。
ノウハウの共有化・蓄積ができる
属人化（ぞくじんか）とは、特定の社員が担当している業務の詳細内容や進め方が、当人以外では分からなくなってしまう状態を指します。 一般的にネガティブな意味で用いられており、担当社員が突発的に休んだ場合や退職した場合などに問題が顕在化します。
まさしく、経営者がいなくなると。当社は潰れてしまいます。
経営をする中で一番の弱みだと感じています。
どうしてノウハウは属人化すのかについて考えてみました。
僕の場合は、誰も何も教えてくれなかったので自分で勉強した。
「仕事」の担当範囲、役割が不明確なので、依頼された仕事は何でもしたなどなど
結果的に自分にしかできない、自分しか知らない仕事が増えることで「ノウハウが属人化」していくことになります。
一番の問題は、「見えない状態」を放置していると、様々な問題が起こります。
問題を起こさないためにも、属人化したノウハウを「見える化」でみんなができるように「共有化」する必要があります。
このために「最強のツール」がマニュアルです。
会社全体で共有化できれば！会社のレベルが大幅にアップします。
「なるほど、こんな方法があった」「このやり方だったらうまく作業がこなせる」など
こうした気づきや仕事の振り返りは、とても重要です。
仕組みのことについて、勉強していることで気づいたのですが…
仕事のやり方の「見える化」をマニュアルにまとめることによって、全員が共有化できるのはもちろんのことですが、会社としても「ノウハウの蓄積」につながります。
ノウハウの見える化・共有化は会社全体のレベルを押し上げることにもつながります。属人化したノウハウは、会社の貴重な財産にもなります。
マニュアル作成の基本
〇誰が読んでも、意味、内容が分かる（これが意外と難しいです）
〇誰がやっても、同じようにできる
〇ほかの解釈ができない（理解が同じでなければなりません）
マニュアルは新人でもベテランでも同じようにできることが求められます。もしマニュアルを読んで同じようにできない場合は、本人ではなくマニュアル自体が悪くなります。
つまり、マニュアルは再現性が求められます。「再現性」がとても重要になります。
自分の当たり前を疑い、具体性を追求することで、マニュアルの制度が上がり、同時に成果を上げるマニュアル作成を考えています。
《検討基準》
〇ムダ、ムラ、ムリの解消につながるのか？
〇正確、早い、楽にの向上になるのか？
〇ミスやクレームの防止になるのか？
〇お客様の向上につながるのか？
など最も良いやり方を一つ絞ることで、これが会社基準、業務基準になります。
情報収集、作成委員会のチームの立ち上げ
マニュアル作成の委員会を立ち上げるほど、意識を持ってほしいです。
プロジェクトチーム名：サッと楽読＋ぷらす
マニュアルづくりは、全員が関わるものです。
〇日頃の業務の見直し、振り返りをする
〇新しい知識、スキル習得の機械にする
〇わかりやすい文書の書き方の訓練をする
〇周囲のコミュニケーションの活性化につなげる！などなどです。
マニュアル作成には、会社全体のレベルを底上げする！！
とても重要な取り組みだ理解し取り組むことが必要です。
たたき台の考え実際に作業を行います。内容によっては一度作成した完了することもあれば、何度もヒヤリングを繰り返し、進める内容など全体構想、作成実務、進捗、活用、改訂などPDCAのように回っていきます。活動は月に何度も繰り返し行う必要もあると考えています。
まずは、洗い出しから始めています。
チャットワークの「仕組みチャット」に集まる情報をもとにマニュアル作成を行います。
最初のスタートが、肝心だと言うことを意識してほしいと思います。
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