編集中2-6 仕入れ業者への発注FAXについて

レンタル商品の納品依頼(営業から事務へ)

レンタル開始や納品の手続きFAXを依頼するときは、下記項目を営業から事務に的確に伝えるようにしてください。
※基本的には小山株式会社・日本ケアサプライどちらで発注するか指示があります。

確認事項

〇どの業者で発注しますか?(小山?ケア?)
〇発注商品の詳細は?(ベッドなら2モーター?3モーター?、手すりなら両手?片手?など)
〇開始日はいつですか?
〇デモ開始日はいつになりますか?
〇営業の立ち合いは有りですか?無しですか?

発注業者それぞれに対応した発注ファイル(発注書、申込書)に、依頼された商品や納品日などを入力します。

記載事項(小山株式会社)※下図参照

①納品、納品・引上げ、引上げ、確認、中断、再開 の該当するものを選択します。
②自分の名前を選択します。
③納品希望日と納品希望時間を入力します。
※fax送信日から3日後ぐらい先の納品であれば、業者の配車に空きがあるか確認しなくても大丈夫です。
※fax送信日から翌日納品希望などは急な配車手配になるので、業者に納品可能か、在庫があるか電話確認をしてください。
※木曜日、金曜日あたりに土曜日納品を営業から依頼された場合は、配車数が1便になるので必ず納品が可能か電話確認してください。
⑤ご利用者様の情報を入力してください。
⑥レンタル商品の商品名や品番、TAISコード、数量を入力してください。
※小山の発注書は、品番を入力すると品名など自動入力されるものもあります。そのため、品番から入力してみるといいかもしれません。
⑦カタログに掲載されている品番を入力してください。
⑧カタログに掲載されているTAISコード(卸業者に関わらず、各商品に統一して国から振られているコードです)を入力してください。
⑨デモ納品の場合は、「デモ」と入力してください。
※特殊寝台は、基本的にデモ納品の考え方はありません。大きい商品になるので、短期間の納品・引上げとなると、コストがかかるからです。
⑩・新規顧客か?
 ・納品先は?
 ・立ち合いは有りか?
 ・その他の連絡事項がある場合は、直接入力してください。

記載事項(株式会社日本ケアサプライ)※下図参照

①ケアサプライ用の「レンタル申込書」に入力します。
②ご利用者様の情報を入力してください。
③レンタル開始日やデモレンタル開始日がわかっている場合、開始日を入力します。
④レンタル開始の場合は、「レンタル開始」、デモレンタル開始の場合は「デモレンタル開始」と入力してください。
⑤カタログに掲載されているケアサプライ独自の「商品番号」と「商品名」、数量を入力してください。
⑥該当する使用場所に「〇」印をつけてください。
※「②その他」を選択する場合⇨fax発注書の「最終契約者の表示」欄に記載している利用者様の住所と違うところで使用する場合は、「実際に使用する場所」の住所を入力してください。
⇨例えば、利用者様の住所は宇陀市内であっても(介護保険者証に記載されている住所)、実際に生活をされているのは子供さんなど別住所に居住されているご家族のところで生活をされている場合、などです。
⑦希望納品日を入力してください。
※fax送信日から3日後ぐらい先の納品であれば、業者の配車に空きがあるか確認しなくても大丈夫です。
※fax送信日から翌日納品希望などは急な配車手配になるので、業者に納品可能か在庫があるか電話確認をしてください。
※土曜日納品は、配車数が平日より少なくなるので必ず確認してください。
※店入れ商品なのか確認してください。「店入れ商品」に該当する場合は「店入れ納品」と入力してください。
⑧該当する「配送手配の種類」に「〇」をつけてください。
⑨配送場所の該当するところに「〇」をつけてください。
※デイサービスなど施設に配送する場合、その施設の住所などの情報を入力してください。

その他の連絡事項がある場合は、直接入力してください。

事務から仕入れ業者に発注する場合に気を付けること(小山)

営業から事務に納品のFAX依頼が来たときは、レンタル品番とTAISコードが一致していれば、品名がカタログ記載の商品名と異なっていてもFAXを送ってOKです。

ただし、その場合は手書きでいいので修正しておいてください。
※開始報告書作成や、見返した際に分からなくなるのを防ぐためです。

レンタル商品の引上げ依頼(営業から事務へ)

何らかの理由によりレンタルを終了される場合、〇月〇日レンタル終了〇月〇日引上げ を業者に連絡します。

レンタル終了日によっては、国保連への請求や業者から当社への請求が半月請求なのか全請求なのか変わってきます。

※小山に関しては、例えば「2/18終了、請求は半月請求でお願いします」と入力すると対応していただけることがほとんどです。

※ですが、「2/28終了、半月請求で」とお願いするのは無理があるので、常識の範囲内で対応していだくことを念頭に置いておいてください。

例えば、「2/18でレンタル終了となるが、ケアマネージャーさんから2/15終了の半月請求にしてほしい」と依頼があった場合、できるだけCMの意向に沿うようにしてください。

その際、業者には営業間で連絡を取って了承をもらい、こちらからもfaxの「その他欄」に「無理をお願いして申し訳ない」ということを一言添えてfaxしてください。

※事務間では、顔を合わせることがほぼないので”

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