事務作業 ～ルーティンスケジュール～

事務作業は1ヶ月のうち、どの時期にどの作業をするか大体決まっています。

令和8年3月のカレンダーを参考に見ていきましょう！

各種締切日・通知日
社内・事務作業関連
利用者請求関連
国保連請求関連

各種締切日・通知日

月初から順に締切日や通知日について簡単に説明します。各作業の詳しい作業内容や方法については別マニュアルを参照してください。

それぞれの作業は大体【国保連請求関連】【利用者請求関連】【社内・事務作業関連】の3つに分けることができます。

・口座振替依頼書　郵送締切日　※締切日は変動。※口座振替依頼書　必着締切日の4営業日前。

・前月引落分口座振替結果反映日（1月利用分口座振替結果反映日）　※反映日は変動。

・口座振替依頼書　必着締切日　※締切日は変動。

・国保連請求　伝送締切日　※毎月10日。※ただし10日が(土)(日)(祝)と重なる場合、締切日変更の可能性大。

・口座振替データ確定日　※締切日は変動。時間は15:00まで。

・前月審査分支払額決定通知日（2月審査分支払額決定通知日）　※毎月18日。※ただし18日が(土)(日)(祝)と重なる場合、前営業日。

・引落日　※毎月26日。※ただし26日が(土)(日)(祝)と重なる場合は翌営業日。

・当月審査分返戻・保留通知日（3月審査分返戻・保留通知日）　※月末最後の平日。

・会社に関係のある数字の締日　※毎月15日。※ただし15日が(土)(日)(祝)と重なる場合、前営業日。

※利用者請求関連　＝　カイポケ口座振替　年間スケジュール表にて確認。

※国保連請求関連　＝　令和〇年度　介護給付費等の支払日程等にて確認。

社内・事務作業関連

①《仕入れ入力期間（毎月15日まで）》

月初に仕入れ業者である小山、ケアサプライ、PLACEone、ウェルファン、ケアマックスからそれぞれ請求書が届きます。そのうちレンタルに関わる小山、ケアサプライ、PLACEoneの請求書を確認し、レンタル表に入力していきます。

※ウェルファン、ケアマックスからの請求書は営業が確認するため、営業担当に渡してください。

請求書が届いてからレンタル表に入力する期限は、毎月15日までと決まっています。15日までには入力を完了し、永澤さんに提出しましょう。

②《翌月分　点検リスト作成期間（月初）》

月初に翌月分の点検リストを作成します。各ご利用者様の点検時期については、スプレッドシートの【点検リスト(e’ナ)　R〇年度】で把握しています。該当月のリストを確認し、プリントアウトしましょう。

③《翌月分　点検書類作成期間（毎月25日まで）》

点検リストをもとに、点検書類を作成していきます。作成後、営業がご利用者様にアポを取るため、毎月25日までに書類を用意しましょう。

④《翌月分レンタル表タブ作成・編集》

レンタル表は月末に翌月分を作成します。作成が早すぎると、その分変更箇所が多くなり金額にズレが生じる可能性が高くなるため、月末に作成するようになっています。

利用者請求関連

①《毎月集金分請求書作成（月初）》

月初に毎月集金にて対応する方の請求書の発行を行います。毎月振込の方の請求書も作成するため、レンタル表で確認しましょう。

②《口座振替入金チェック・入力（月初）》

口座振替結果反映日当日は、午前中に結果が反映されるため、午後以降に確認します。万が一引落ができていなかった場合はご利用者様に連絡し、次回引落時にまとめて引落していいか確認します。そのため、口座振替データ確定日よりも前に引落しが出来ていたか確認する必要があります。ご利用者様ともすぐ連絡が取れるとは限らないので、早めに確認しましょう。

③《口座振替データ確定期間（確定日15:00まで）》

毎月10日頃から確定日までの間に、口座振替（カイポケ）にて支払う方のデータ確定を行います。締切は15:00までです。時間厳守のため、余裕をもって作業を行いましょう。

④《口座振替分請求書郵送準備（中旬）》

毎月26日が引落日のため、引落日の1週間くらい前に請求書が届くように準備します。お届け先にもよりますが、県内であれば多くは出した翌々日に届くため、逆算して集荷に来てもらいましょう。

⑤《翌月点検対象者分の請求書作成（毎月25日まで）》

点検書類の作成締切日と同様に、点検時に現金集金にてお支払いされる方の請求書は毎月25日までに作成します。実績確定が済んでいない場合は、請求書の作成ができないため、注意しましょう。

国保連請求関連

①《保険請求返戻確認・修正・返戻結果を未入金報告書へ入力・CMに伝達（月初）》

前月最後の平日に、前月審査分の返戻・保留通知があります。

例）R8.3月を軸にすると、R8.2.27に、R8.2月審査分（2/10伝送分）の返戻・保留の通知が来ます。

通知日の夕方（16:00～18:00）に届くことが多いです。そのため、翌日に【請求明細書・給付管理票返戻（保留）一覧表】etcをダウンロードして確認します。確認ができたら、次の請求時に間に合うようにCMに伝達します。（※CMへの連絡は営業担当）ナガサワぷらすのミス等で修正が必要な場合は、修正後に再確定します。CMへの伝達、修正・再確定作業が終わったら、未入金報告書へ内容の入力を行いましょう。

②《カイポケ実績最終確認、伝送（毎月10日締切）》

毎月10日が伝送締切日となるため、前日の9日には請求内容に誤りがないか確認をします。確認ができたら、国保連への伝送を行います。伝送には時間がかかるため、就業時間ギリギリに送ると、就業時間内に国保連へデータが届いたか確認ができません。余裕を持って伝送し、”国保連でデータ受取完了”となっているか確認してから退社できるようにしましょう。

③《提供票差し替え（中旬）》

各市町村の包括支援センター、居宅介護支援事業所から届くサービス提供票の差し替えを行います。毎月18日頃までに差し替えをしておくとスムーズに作業が行えます。

④《介護券確認・返送・入力（宇陀市）（中旬）》

　《介護券確認・入力（東吉野村・桜井市）・再確定（月末）》

生活保護法介護券が届いたら、宇陀市と東吉野村・桜井市の対応方法が少し異なります。詳しくは、【2-35　生活保護法介護券の取り扱いについて】https://report.nagasawa-reform.jp/2022/06/14/post-1847/を確認してください。

⑤《事業所別審査状況一覧表の確認・レンタル表・未入金報告書へ入力（毎月18日頃）》

　《国保連からの前々月分入金結果　CMに伝達（実績提出時など）》

前月審査分の【介護給付費等支払決定額通知書】が毎月18日頃に届きます。確認しながらレンタル表に入金日を入力していきましょう。

例）R8.3.18に、R8.2月審査分（2/10伝送分）の介護給付費等支払決定通知書が届きます。月初に確認した返戻等で、名前の記載がない方（＝問題なく審査が通った方）の分が入金されます。

レンタル表への入金日入力が終わったら、未入金報告書への入力も行いましょう。また、CMへの伝達ができそうであれば、実績提出時に合わせてお伝えするため、準備しましょう。ただし返戻内容をCMに伝達し、対応してもらえるまでのタイムラグにより、”もう対応したのにまた言われた…”となる可能性もあるため、月末に届く返戻・保留通知を確認してからお伝えするといいかもしれません。

⑥《提供票確認・実績確定（保険）・実績報告書出力（毎月20日頃～26日頃まで）》

毎月20日頃からサービス提供票とレンタル表を見比べて、相違がないか確認します。確認ができたら、カイポケにて実績確定を行います。早めに来社されるCM（事業所）の場合は、18日・19日頃に実績確定を済ませておく必要があります。各事業所によって対応方法が異なるため、注意しましょう。

⑦《実績事業所郵送（毎月27日前後）》

実績報告書は基本的に営業が各事業所を訪問し、CMに提出します。ただし、当社から遠い所にある事業所などは郵送にて実績報告書の提出を行います。月によって郵送する事業所が変わる場合があるので、毎月営業担当に確認しましょう。多くはお届けまで2日ほどかかるため、当月中に届くように前もって出しましょう。

⑧《実績確定（特自費・自費）（月末～翌月初）》

基本的には保険レンタル分から順に実績確定を行います。保険レンタル分の確定が終わり次第、特自費・自費レンタル分の実績を確定しましょう。《翌月点検対象者分の請求書作成（毎月25日まで）》のところでも記載しましたが、実績確定ができていないと請求書の作成ができません。実績確定は保険レンタルの方優先ですが、集金のある方は25日までに実績確定を終えている必要があるので、注意しましょう。